Kan du indberette din årsrapport lovligt?

SMV-nyhedDen 31. maj 2018 har cirka 175.000 selskaber deadline for indberetning af årsrapporter til Erhvervsstyrelsen, hvis selskabet har kalenderåret som regnskabsår. Her får du et overblik over de formalia, der skal overholdes, før årsrapporten kan godkendes og lovligt blive indberettet til Erhvervsstyrelsen.

SMV

Langt størstedelen af Danmarks selskaber har kalenderåret som regnskabsår. Det betyder, at de har deadline for indberetning af deres årsrapport til Erhvervsstyrelsen den 31. maj.
Det betyder travlhed ikke mindst, fordi selskabsloven stiller en lang række af krav om formalia både til årsrapporterne og til afholdelse af generalforsamling, hvor årsrapporten skal godkendes, inden den lovligt kan indberettes til Erhvervsstyrelsen.

De formalia, der skal være i orden, forud for, at årsrapporten godkendes af generalforsamlingen er forskellige for aktie- og anpartsselskaber, men fristen for indberetning af årsrapporten er ens - senest fem måneder efter balancedatoen.

”Selskaberne bør være omhyggelige med at overholde de formalia, der gælder for godkendelse af årsrapporter. Hvis en godkendt årsrapport ikke bliver indberettet til tiden, kan det i værste fald ende i en tvangsopløsning af et selskab. Sørg derfor for at afsætte tid til forberedelsen og godkendelsen af årsrapporten. Det er med til at sikre kvaliteten af regnskabet og samtidig undgås uheldige fejl og mangler,” siger Brian Adrian Wessel, Faglig direktør i FSR – danske revisorer.

Årsrapporten skal indberettes uden ugrundet ophold
På trods af at deadline for indberetning af årsrapporten er den 31. maj 2018 for selskaber, der har kalenderåret som regnskabsår, så skal selskaberne indberette årsrapporten uden ugrundet ophold, når den er godkendt generalforsamlingen.

”Hvis et selskabs årsrapport bliver godkendt på den årlige generalforsamling mandag den 23. april 2018, betyder ’uden ugrundet ophold’, at den ikke må ligge i skrivebordsskuffen og vente på den 31. maj. ”Uden ugrundet ophold” er ikke et fast antal dage, men vil ved dette eksempel formodes at være inden ugens udgang,” forklarer Brian Adrian Wessel.

Krav til indholdet af årsrapporten
Udover at årsrapporten selvfølgelig skal indeholde finansielle oplysninger om selskabet, er der også en række krav til øvrige oplysninger, der skal fremgå af årsrapporten.

Virksomhedens fulde navn, CVR-nummer, adresse og regnskabsperiode skal tydeligt fremgå af årsrapportens forside. Endvidere skal dirigenten bekræfte på forsiden, at årsrapporten er godkendt af virksomhedens ansvarlige ledelsesorganer, og at den har været fremlagt og godkendt på generalforsamlingen.

Det skal tydeligt fremgå af årsrapporten, hvem der har udarbejdet, godkendt og bekræftet årsrapporten. Det vil typisk være direktionen og en eventuel bestyrelse - og de pågældendes navne og funktioner i selskabet skal være tydeligt angivet i årsrapporten. 

”Har en godkendt revisor eksempelvis udført revision af årsregnskabet og afgivet en revisionspåtegning, skal denne også fremgå i den indberettede årsrapport. Det er altså ikke muligt at få udført revision og så vælge ikke at have påtegningen med i årsrapporten,” forklarer Brian Adrian Wessel.

Krav til opbevaring og underskrifter af årsrapporten
Selskabet skal selv opbevare et eksemplar af årsrapporten. Enten i læsbar skrift, eksempelvis i en papirversion, eller i en version der kan udskrives i læsbar skrift, eksempelvis et pdf-dokument. Virksomhedens årsrapport skal være underskrevet i rette tid af alle personer i ledelsen. Endvidere skal virksomhedens revisor underskrive en eventuel erklæring.

Underskrifter kan være fysiske, indscannede eller digitale underskrifter. Man kan også kombinere disse muligheder, så eksempelvis ledelsen underskriver digitalt, og revisor underskriver fysisk. Det vigtige er blot at kunne dokumentere, hvornår ledelsen har påtaget sig ansvaret for årsrapporten, og hvornår revisor har afgivet sin erklæring.

Der stilles ikke krav om, at de fysiske underskrifter er gengivet i den indberettede årsrapport. Den der indberetter årsrapporten indestår for, at årsrapporten er underskrevet af dirigenten og, at en eventuel revisorerklæring er underskrevet af en godkendt revisor, og at det er den endelige, godkendte version af årsrapporten, som er indberettet til Erhvervsstyrelsen.

Tidsfrister for aktieselskaber
For aktieselskaber indeholder selskabsloven nogle formalia, der skal være i orden, når årsrapporten skal godkendes.

I aktieselskaber er der krav om, at årsrapporten fremlægges til eftersyn for aktionærerne senest 2 uger før generalforsamlingen. Aktionærerne kan godt beslutte, hvis alle er enige om det, at fravælge fremlæggelsen af årsrapporten forud for generalforsamlingen. Det vil sige, aktionærerne kan godt godkende årsrapporten, hvis alle er enige om det, uanset at fristerne for fremlæggelse ikke har været overholdt.

Udover at årsrapporten skal fremlægges til eftersyn, er der krav om, at ledelsen i aktieselskabet skal indkalde aktionærerne til generalforsamling mellem 4 og 2 uger inden afholdelsen. Afholdelsen af generalforsamlingen skal ske i så god tid, at den godkendte årsrapport kan indberettes til Erhvervsstyrelsen, inden udløbet af femmånedersfristen for indberetning.

Tidsfrister for anpartsselskaber og iværksætterselskaber
For anpartsselskaber indeholder selskabsloven ikke nogen regler om tidsfrister for ledelsens fremlæggelse af årsrapporten for anpartshaverne. Det er således alene i vedtægterne for et anpartsselskab, at der eventuelt kan være fastsat tidsfrister.
Selv om dit selskab måtte være et anpartsselskab, kan du med fordel overveje at efterleve de formalia, der gælder for aktieselskaber, så det sikres, at godkendelsen af årsrapporten foregår på ordentlig og betryggende vis.

Eneste frist er, at ledelsen i anpartsselskabet skal indkalde anpartshaverne til generalforsamling mellem 4 og 2 uger inden afholdelsen, og at afholdelsen af generalforsamlingen sker i så god tid, at den godkendte årsrapport kan indberettes til Erhvervsstyrelsen, så den er modtaget inden udløbet af femmånedersfristen for indberetning.

For iværksætterselskaber er reglerne for fremlæggelse, godkendelse med videre de samme som for anpartsselskaber.

”Generelt er det en god ide, at holde generalforsamlingen i god tid, så man ikke bliver udfordret på fristen for indberetning. En manglende indberetning kan resultere i bøder og i værste fald kan det medføre, at et selskab bliver tvangsopløst. Hvis du er i tvivl om reglerne for godkendelse og indberetning af årsrapporten, kan du alliere dig med en rådgiver eksempelvis en revisor,” siger Brian Adrian Wessel.

Kontakt

  • Brian Adrian Wessel

    Direktør - Fagligt Center

    4193 3144
  • Ole Steen Jørgensen

    Chefkonsulent - cand.merc.aud.

    3369 1026
    4193 3126
  • Sara Sayk

    Chefkonsulent - registreret revisor, cand.merc.aud.

    3369 1029
    4193 3129
  • Jakob Holm

    Chefkonsulent

    3369 1069
    4193 3169

Virksomhedsindblik

FSR - indblik: Hvad skriver revisor i rgnskabet og hvilken sikkerhed er der for regnskabsoplysningerne

Slå danske selskaber op og få svar på, hvilken sikkerhed der er for oplysningerne i et regnskab og se og revisor her givet anmærkninger i seneste regnskab.

Redskabet giver også et overblik over, hvordan et selskabet klarer sig i forhold til andre selskaber.

Prøv det her:
Virksomhedsindblik

Afstemning

Hvem hjælper dig med at udarbejde din virksomheds årsrapport?